Guia de uso livre
Como o órgão faz a própria pesquisa de preços
A pesquisa de preços é atribuição do órgão, e é o ponto da instrução que mais gera achado. Este guia descreve o que a norma exige, quais fontes valem, como fazer a análise crítica e o que registrar. Publicamos faixas observadas em contratos públicos, e este guia diz por que elas orientam sem substituir a sua pesquisa.
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O que a norma pede
A lei não exige um número mágico de propostas. Ela exige que a estimativa seja obtida a partir de parâmetros idôneos, com análise crítica, e que o processo registre o caminho. Para bens e serviços em geral, a lei enumera cinco parâmetros, "adotados de forma combinada ou não" (Lei 14.133, art. 23, § 1º):
- Composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente no painel para consulta de preços ou no banco de preços em saúde disponíveis no PNCP (inciso I).
- Contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 ano anterior à data da pesquisa, inclusive por registro de preços, observado o índice de atualização (inciso II).
- Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, tabela de referência formalmente aprovada pelo Executivo federal e sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenham a data e a hora de acesso (inciso III).
- Pesquisa direta com no mínimo 3 fornecedores, por solicitação formal de cotação, com justificativa da escolha deles, e orçamentos que não tenham sido obtidos "com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital" (inciso IV).
- Base nacional de notas fiscais eletrônicas, na forma do regulamento (inciso V).
A lei não põe esses parâmetros em ordem. A prioridade vem do regulamento: no âmbito da IN SEGES/ME 65/2021 (administração federal, e estados, DF e municípios quando executam recurso da União de transferência voluntária), os incisos I e II "deverão ser priorizados", e a impossibilidade de usá-los precisa de justificativa nos autos (art. 5º, § 1º). Sem recurso da União, o ente pode usar outros sistemas de custos que tenha adotado (Lei 14.133, art. 23, § 3º), e vale o regulamento dele.
O erro comum não é usar uma fonte menos prioritária: é usá-la sem dizer por que as outras não serviram. Para montar o registro a partir dos valores que você achou, use a ferramenta de pesquisa de preços.
A análise crítica é a parte que falta
Reunir cinco valores e tirar a média não é pesquisa de preços; é aritmética sobre um conjunto que ninguém examinou. A análise crítica responde a quatro perguntas, e é ela que sustenta a estimativa no controle:
- Os objetos são comparáveis? Escopo, prazo, obrigações e perfil exigido mudam o preço legitimamente. Contrato anual de assessoria não é o mesmo produto que diagnóstico de seis semanas.
- As unidades são as mesmas? Valor global, equivalente mensal e preço unitário são séries diferentes. Misturá-las produz um número que não existe.
- Algum valor é teto em vez de preço pago? Valor de ata de registro de preços é limite, e usá-lo como parâmetro infla a estimativa de forma sistemática. Há uma nota específica sobre isso.
- O conjunto descreve mercado ou um comprador? Dez contratos do mesmo órgão descrevem o comportamento daquele órgão. Conte órgãos distintos, não só registros.
A forma de cálculo, e por que a mediana costuma resistir melhor
Média, mediana, menor valor: a escolha é do órgão, e vem depois do descarte fundamentado. A mediana resiste melhor a um contrato de escopo muito maior do que a média, porque um valor extremo desloca a média e quase não move a mediana. O que ela não faz é corrigir objeto incompatível: para isso serve o descarte, que vem antes.
Se a dispersão continuar grande depois do descarte, registre-a no processo. Uma faixa larga pode indicar que o objeto ainda está mal especificado, e o lugar de resolver é o termo de referência.
Onde entra uma faixa publicada por terceiro
A nossa ferramenta de faixa observada mostra o que órgãos públicos contrataram em contratos já assinados, por linha de serviço, com o número de contratos, o número de órgãos distintos e o período. Ela serve para três coisas e não serve para uma quarta:
- Serve para dar ordem de grandeza antes de começar, e evitar que a primeira proposta recebida vire âncora.
- Serve para checar se o resultado da sua pesquisa está muito fora do que se pratica, o que pode indicar objeto mal comparado.
- Serve como uma das fontes, citada com a data e com os limites declarados.
- Não serve como a pesquisa do órgão. A norma atribui a apuração a ele, e uma faixa de terceiro não tem como conhecer o objeto concreto do seu processo.
O observatório de preços acrescenta o P10, o P90 e os perfis por região e por via de contratação, e a posição do preço diz onde um valor cai na faixa e o que registrar sobre ele.
Quando a pesquisa precisa ser refeita
A tabela rola para o lado — arraste para ver todas as colunas.
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| O processo passou de alguns meses entre a estimativa e a contratação | Refazer, ou registrar por que os preços não se alteraram |
| O objeto mudou depois da pesquisa | Refazer para o objeto novo: a estimativa é do objeto, não do processo |
| Todas as propostas vieram acima do estimado | Examinar a estimativa antes de concluir que o mercado subiu |
| Mudança normativa alterou o limite ou a exigência | Verificar se a via cogitada continua cabendo |
Roteiro para registrar a apuração
De uso livre, para colar no processo e preencher. Ele não escreve a justificativa: devolve as perguntas que a apuração precisa responder.
PESQUISA DE PREÇOS — REGISTRO DA APURAÇÃO
(roteiro de apoio, para adaptar ao seu órgão e às normas internas dele)
Processo: {PROCESSO}
Objeto: {OBJETO}
Responsável pela pesquisa: {NOME E CARGO}
Data da apuração: {DATA}
1. TERMOS E FILTROS USADOS NA BUSCA
{Liste cada termo pesquisado, cada código de catálogo, o recorte de data e a
fonte. A pesquisa que declara os termos é conferível; a que só apresenta o
resultado, não. Registre também as buscas que voltaram vazias.}
2. FONTES CONSULTADAS, COM DATA
{Uma linha por fonte, com o que ela é: contratação análoga de outro órgão (com
número de controle), tabela oficial, sítio especializado, proposta recebida.
Preço público é um instantâneo: a data faz parte do dado.}
3. O QUE FOI DESCARTADO, E POR QUÊ
{Objeto incompatível, unidade de medida diferente, valor de ata usado como se
fosse preço pago, contrato de escopo muito maior. O descarte fundamentado vem
ANTES do cálculo, e é a parte que o controle mais examina.}
4. ANÁLISE CRÍTICA DOS VALORES REMANESCENTES
{Dispersão observada, valores destoantes e o tratamento dado a eles. Se um
valor ficou de fora, o motivo está aqui.}
5. FORMA DE CÁLCULO ESCOLHIDA, E A RAZÃO
{Média, mediana, menor valor ou outra. A mediana resiste melhor a um contrato
grande; nenhuma escolha dispensa justificativa.}
6. VALOR ESTIMADO E MEMÓRIA DE CÁLCULO
{O número e a conta que leva a ele, refazível por quem ler.}
7. CONCLUSÃO
{O valor estimado, a vigência da estimativa e a indicação de quando ela precisa
ser refeita se o processo demorar.}Fontes consultadas
- Lei 14.133/2021, art. 23, caput e §§ 1º a 4º (parâmetros, sistemas de custos do ente e contratação direta)
- Lei 14.133/2021, art. 18, §1º, VI (estimativa do valor no estudo técnico preliminar) e art. 72, II
- IN SEGES/ME 65/2021, arts. 1º, 5º, 6º e 7º (âmbito, prioridade dos parâmetros, métodos de cálculo e contratação direta)