Kit de contratação · uso livre
Kit de contratação
Os modelos que o setor de compras precisa para instruir o processo — prontos para copiar, adaptar e usar. São de uso livre, inclusive para contratar outro fornecedor: publicamos porque a instrução malfeita é o que mais atrasa contratação técnica no país, e resolver isso vale mais para nós do que a vantagem de guardar o modelo.
Nesta página
Com pressa? O gerador preenche o cabeçalho e devolve, seção por seção, a pergunta que ela precisa responder e a base normativa que a exige. Ele não escreve a justificativa.
1. Documento de formalização da demanda
Escrito pela área que precisa, não pelo fornecedor. É o documento que evita a pergunta "para que isso mesmo?" três semanas depois.
DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA
Unidade demandante: {UNIDADE}
Responsável: {NOME E CARGO}
Data: {DATA}
1. NECESSIDADE
{Descrever o problema concreto, não a solução. Ex.: "a equipe de
contratações tem produzido termos de referência que geram aditivo por escopo
incompleto, com N ocorrências em {PERÍODO}"; ou "o portal de transparência
do órgão não foi revisto desde {ANO} e não sabemos quais obrigações de
publicação estão em aberto"; ou "na última avaliação de transparência do
tribunal de contas, o órgão atendeu {X}% dos critérios essenciais, e não
temos a lista do que falta nem a ordem de prioridade para corrigir".}
2. RESULTADO ESPERADO
{O que muda na rotina se isso for resolvido. Verificável, não genérico.}
3. ALINHAMENTO COM O PLANEJAMENTO
{Vinculação ao planejamento do órgão, ao plano de contratações anual ou à
obrigação normativa que motiva a demanda.}
4. ESTIMATIVA PRELIMINAR DE VALOR
{Faixa, com a origem: propostas recebidas, contratos análogos consultados no
PNCP, tabelas oficiais ou pesquisa própria.}
4.1. SOMATÓRIO DO EXERCÍCIO E ENQUADRAMENTO PRELIMINAR
{Se a via cogitada for dispensa por valor: listar o que a unidade gestora já
contratou no exercício com objeto de mesma natureza, com valores e o total,
mesmo que zero. Indicar a via que se cogita (art. 75, II; art. 74, III;
credenciamento; licitação) como hipótese a confirmar pela área jurídica.}
5. PRAZO PRETENDIDO
{Data desejada e a razão dela — fim de exercício, prazo normativo, ciclo de
trabalho da equipe.}
6. RISCOS DE NÃO CONTRATAR
{O que acontece se nada for feito. Em obrigações declaratórias e de
transparência, esta seção costuma ser a mais forte do documento.}2. Justificativa de inexigibilidade por notória especialização
É a peça que mais trava processo, porque costuma ser escrita com adjetivos, e o controle pede fatos. As três perguntas que ela tem de responder estão marcadas no modelo.
JUSTIFICATIVA DE INEXIGIBILIDADE — art. 74, III, da Lei 14.133/2021
1. OBJETO
{Descrição precisa do serviço técnico especializado pretendido.}
2. ENQUADRAMENTO DO SERVIÇO
{O serviço é técnico especializado de natureza predominantemente
intelectual? Identificar o enquadramento no art. 6º, XVIII (a alínea
pertinente) e, quando for essa a hipótese, na alínea aplicável do art. 74,
III, relacionando-o ao objeto pretendido. Descrever o serviço pelo que ele
é, não pela conclusão desejada.}
3. POR QUE A COMPETIÇÃO É INVIÁVEL NESTE CASO
{Este é o eixo da inexigibilidade. Descrever as razões concretas: o que, no
objeto e no contexto do órgão, impede a comparação objetiva entre propostas.
Se o serviço puder ser especificado de modo que fornecedores qualificados
entreguem resultado equivalente, o caminho é outro — dispensa, se couber no
limite, ou licitação. Registrar também o que foi consultado antes de
concluir pela inviabilidade.}
4. NOTÓRIA ESPECIALIZAÇÃO E SUA ADEQUAÇÃO AO OBJETO
{Responder com acervo, não com elogio, e ligar cada item ao OBJETO: por que
esta especialização é adequada a este trabalho. Enumerar desempenho
anterior, estudos, publicações, experiência, aparelhamento e equipe,
indicando onde cada afirmação pode ser verificada. Conteúdo recém-publicado
pelo próprio prestador não basta, sozinho, para caracterizar notoriedade.}
5. JUSTIFICATIVA DE PREÇO
{Nesta via, o parâmetro mais pertinente costuma ser o preço praticado pelo
próprio prestador em objetos iguais ou semelhantes, com contratos e datas.
Podem somar-se outros meios idôneos — contratos análogos de outros órgãos
(com número de controle, objeto e valor), tabelas oficiais, pesquisa
publicada. Registrar a data de cada consulta e a análise crítica dos
valores.}
6. RAZÃO DA ESCOLHA
{Por que este prestador, entre os que atendem ao perfil, e como isso se liga
à inviabilidade de competição descrita no item 3.}
7. DOCUMENTOS ANEXOS
{Proposta técnica; dossiê de acervo; documentos de habilitação; pesquisa de
preço; e o parecer jurídico do órgão.}O erro mais comum: usar inexigibilidade porque a dispensa não cabe no valor. A via se define pela natureza do objeto, não pelo tamanho do contrato. Se o serviço é padronizável, o caminho é outro, e nós dizemos isso mesmo quando a resposta atrasa o nosso próprio contrato.
3. Estudo técnico preliminar
A peça que liga a necessidade à solução, e a única do kit cujo conteúdo mínimo a lei enumera. Cinco dos treze elementos são obrigatórios em qualquer caso; os demais, quando não forem contemplados, exigem justificativa no próprio estudo.
ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR — art. 18, §1º, da Lei 14.133/2021
Unidade demandante: {UNIDADE}
Responsável: {NOME E CARGO}
Data: {DATA}
Processo: {PROCESSO}
I. DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE
{Descrever o problema a resolver sob a perspectiva do interesse público, não
a solução pretendida. Se houver um documento de formalização da demanda,
este item o resume e o referencia, não o substitui.}
II. DEMONSTRAÇÃO DA PREVISÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL
{Indicar o item do plano de contratações anual que contempla esta demanda.
Se o órgão não elabora o plano, ou se a contratação não estava prevista,
dizer isso e justificar — a ausência é registrável, não omitível.}
III. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO
{O que a solução precisa atender: requisitos técnicos, de prazo, de
qualificação da equipe, de acessibilidade e de sustentabilidade, quando
aplicáveis. Requisito que só um fornecedor atende precisa de razão técnica
escrita.}
IV. ESTIMATIVAS DAS QUANTIDADES
{Quantidades com a memória de cálculo e os documentos que a sustentam. Em
serviço técnico, a unidade costuma ser hora, turma, relatório ou etapa —
declarar qual, e como se chegou ao número.}
V. LEVANTAMENTO DE MERCADO
{Que alternativas existem para atender à necessidade, inclusive as que não
envolvem contratação: solução própria, cooperação com outro órgão, software
livre, capacitação interna. Justificar a escolha entre elas.}
VI. ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO
{Valor estimado com os preços unitários referenciais, as fontes consultadas,
a data de cada consulta, o descarte fundamentado do que não é comparável e a
memória de cálculo. Preço público é um instantâneo: a data faz parte do
dado.}
VII. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO
{A solução inteira, inclusive o que vem depois da entrega: manutenção,
atualização, transferência de conhecimento e o que o órgão precisa manter
por conta própria ao fim do contrato.}
VIII. JUSTIFICATIVA PARA O PARCELAMENTO, OU PARA NÃO PARCELAR
{O parcelamento é a regra quando o objeto é divisível e isso amplia a
competição. Não parcelar exige razão técnica ou econômica escrita, e é um
dos pontos que o controle examina primeiro.}
IX. DEMONSTRATIVO DOS RESULTADOS PRETENDIDOS
{Em termos de economicidade e de melhor aproveitamento de recursos.
Resultado verificável depois da execução, não promessa genérica.}
X. PROVIDÊNCIAS PRÉVIAS À CELEBRAÇÃO
{O que o órgão precisa fazer antes de contratar: capacitar a equipe que vai
receber, preparar ambiente, designar fiscal, adequar sistema. Em formação e
em diagnóstico, esta seção costuma ser o que decide se o contrato entrega.}
XI. CONTRATAÇÕES CORRELATAS OU INTERDEPENDENTES
{Outros contratos de que esta contratação depende, ou que dependem dela. É
aqui que aparece o risco de contratar a consultoria sem o sistema, ou o
sistema sem quem saiba operá-lo.}
XII. POSSÍVEIS IMPACTOS AMBIENTAIS E MEDIDAS MITIGADORAS
{Quando houver. Em serviço intelectual costuma ser breve — deslocamento,
impressão, consumo de infraestrutura —, mas a resposta precisa existir.}
XIII. POSICIONAMENTO CONCLUSIVO SOBRE A ADEQUAÇÃO DA CONTRATAÇÃO
{Conclusão fundamentada sobre a viabilidade e a razoabilidade da
contratação. Um estudo que conclui pela não contratação é um estudo
bem-sucedido, e deve ser juntado ao processo do mesmo jeito.}4. Termo de referência por problema (CPSI)
Para o edital de CPSI que descreve o problema, e não a solução. Só traz perguntas: o modelo não diz se o CPSI serve ao caso, e essa decisão é do órgão, com a sua assessoria jurídica. O roteiro das vias de inovação mostra os outros instrumentos, e o guia ajuda a separar inovação de compra.
TERMO DE REFERÊNCIA POR PROBLEMA — CPSI (LC 182/2021, arts. 13 e 14)
Unidade demandante: {UNIDADE}
Responsável: {NOME E CARGO}
Data: {DATA}
Processo: {PROCESSO}
1. PROBLEMA A RESOLVER
{Qual é o problema, do ponto de vista do interesse público, e como ele
aparece hoje na rotina do órgão? Que dados mostram o tamanho dele? Descrever
o problema, não a solução: o edital pode se restringir à indicação do
problema e dos resultados esperados.}
2. RESULTADOS ESPERADOS E COMO MEDI-LOS
{O que precisa mudar para o problema ser considerado resolvido? Com que
metas e de que forma cada meta será aferida ao fim do teste? Quem mede, e
com que dado?}
3. O QUE JÁ SE SABE E O QUE JÁ FOI TENTADO
{O que já se tentou para resolver o problema, e por que não resolveu? Que
parte do problema se sabe de antemão que é difícil?}
4. O QUE EXISTE NO MERCADO
{Que soluções foram encontradas no mercado, e por que nenhuma resolve como
está? Se alguma resolve, registrar isso: a pergunta passa a ser se o caso é
de teste ou de compra.}
5. CRITÉRIOS DE JULGAMENTO
{Como cada critério do § 4º se aplica a este problema: potencial de
resolução, grau de desenvolvimento da solução, viabilidade e maturidade do
modelo de negócio, viabilidade econômica diante dos recursos disponíveis e
custo e benefício comparados? Que peso terá cada um? Onde entra o preço, que
só é critério nos dois últimos?}
6. COMISSÃO JULGADORA
{Quem são as pessoas da comissão, no mínimo três? Qual servidor do órgão e
qual professor de instituição pública de educação superior na área do tema?
Como se registra a reputação ilibada e o reconhecido conhecimento no assunto
de cada uma?}
7. QUANTIDADE DE PROPOSTAS SELECIONÁVEIS
{O edital vai admitir mais de uma proposta selecionada? Quantas, e por quê?}
8. VALOR MÁXIMO E VIGÊNCIA DO TESTE
{Qual valor máximo o órgão se dispõe a pagar por CPSI, dentro do limite da
lei, e de onde vem o recurso? Qual a vigência pretendida, dentro dos 12
meses prorrogáveis por mais 12? Como esses números foram estimados?}
9. PROPRIEDADE INTELECTUAL E RESULTADOS
{Quem terá a titularidade dos direitos de propriedade intelectual das
criações resultantes? Como se dará a participação nos resultados da
exploração? O que acontece com componentes que o proponente já tinha antes?}
10. FORNECIMENTO DEPOIS DO TESTE
{Há intenção de contratar o fornecimento da solução depois do teste? Se
houver mais de uma contratada que cumpriu as metas, com que critério de
custo e benefício se justifica a escolha? Há recurso previsto para isso?}5. Justificativa de preço
O parâmetro mais defensável para serviço técnico é o contrato análogo já celebrado por outro órgão, consultável no PNCP. O roteiro:
- Busque no PNCP contratos com objeto semelhante, dos últimos 12 meses.
- Registre, de cada um: órgão, número de controle, objeto resumido, valor global, modalidade e data.
- Descarte os que não são comparáveis, como software, obra e fornecimento, e diga por que descartou.
- Escolha e justifique a forma de cálculo depois da análise crítica dos preços — média, mediana ou menor valor, conforme o caso. A mediana resiste a um contrato grande, mas não corrige objeto incompatível: o descarte fundamentado vem antes do cálculo.
- Registre a data da consulta. Preço público é um instantâneo.
6. Checklist de habilitação
O que usualmente se pede para serviços como os nossos; o conjunto exigível depende do objeto e do procedimento. Mantemos a documentação organizada e conferimos a validade de cada certidão antes de enviar, junto com a proposta.
- Ato constitutivo e comprovante de inscrição no CNPJ
- Certidão de regularidade fiscal federal, incluindo a previdenciária
- Certidão de regularidade estadual ou distrital
- Certidão de regularidade municipal
- Certificado de regularidade do FGTS
- Certidão negativa de débitos trabalhistas
- Qualificação econômico-financeira, quando exigida para o objeto — empresa em recuperação judicial não está automaticamente impedida; a análise é concreta
- Declarações exigidas pela Lei 14.133/2021, inclusive a de não emprego de menor
- Qualificação técnica pertinente ao objeto e ao procedimento — atestados e acervo em qualquer via; demonstração de especialização adequada ao objeto quando a hipótese usada for a inexigibilidade
7. Prazo realista, para planejar
Da formalização da demanda à assinatura, o que observamos: 2 a 6 semanas por dispensa e 4 a 10 semanas por inexigibilidade. Capacitação com data marcada pede antecedência maior do que isso, porque agenda e turma também precisam ser combinadas.